Deel II: Inkoop

Vandaag deel II van onze zomerserie 2020. Deze zomer, verdeeld over 7 weken, geven we een uniek kijkje in onze keuken. Elke week wordt u meegenomen door de verschillende afdelingen die betrokken zijn bij het gehele proces wanneer u bij DuSart Pharma uw gezondheidsproduct laat produceren: van de aanvraag tot productie en van het verpakken tot de verzending.

Vorige week begonnen we bij het begin: hoe verloopt de aanvraag en hoe wordt er samen gekeken naar het ontwerpen en ontwikkelen van uw product? Vandaag de volgende afdeling in het proces aan het woord: de afdeling Inkoop. Mariska Smit neemt u mee!

Met enthousiasme geven wij een kijkje in de dagelijkse werkzaamheden van de afdeling Inkoop en beschrijven we welke rol wij hebben in het gehele proces vanaf productaanvraag tot aan de aflevering van het product bij onze klant.

Vanuit de afdeling Inkoop proberen wij onze collega’s van de afdelingen Product Development en Verkoop zo goed mogelijk te ondersteunen bij het behandelen van productaanvragen van onze klanten. Daarnaast is het voor ons magazijn en onze productieafdeling noodzakelijk om de door ons ingekochte producten tijdig en volgens de juiste kwaliteit te ontvangen. Wij zijn dagelijks bezig om dit alles zo goed mogelijk te ondersteunen met onze inkoopactiviteiten.

Ons gezamenlijk doel is service en klantgerichtheid. Wij zijn Dedicated to Service! Ook op de afdeling Inkoop werkt dit door. De kwaliteit van grondstoffen en verpakkingsmaterialen speelt daarbij een belangrijke rol, en dat geldt ook voor de betrouwbaarheid van levering, marktconforme prijs/kennis en reactiesnelheid van onze leveranciers. Om dit zo goed mogelijk te kunnen doen focussen wij op relatiebeheer met onze leveranciers en sluiten we partnerships.

Relatiebeheer vinden wij een van de belangrijkste onderdelen van inkoop. Wij zijn constant op zoek naar leveranciers die willen samenwerken op basis van een partnership. Een partnership houdt meer in dan alleen bestellen en producten geleverd krijgen: het is een samenwerking waarbij samen groeien en beter worden voorop staan.

Door nauwer samen te werken met onze leveranciers, liever gezegd partners, kunnen we snel informatie aanleveren aan onze collega’s van de afdelingen Product Development en Verkoop, hebben we extra marktkennis en kunnen we scherper inkopen. Deze kenmerken hebben rechtstreeks relatie met onze mogelijkheden om klantaanvragen te behandelen en ze te helpen bij de wekelijkse operationele inkopen.

Tweewekelijks, na ontvangst van de klantorder, gaat ons inkoopteam aan de slag. Onze planner plant de order in, in de productie- en/of op de verpakafdeling, en ons ERP-systeem genereert een inkoopvoorstel met benodigde inkoophoeveelheden. De afdeling Inkoop zorgt voor het versturen van de inkooporders met de juiste levertijd en de vooraf afgesproken prijs.

We verzoeken om orderbevestigingen en voeren minimaal 1x per week levertijdbewaking uit. Hiermee monitoren we openstaande en nog niet bevestigde inkooporders. We proberen op deze manier zoveel mogelijk controle te houden op de operationele inkoop. Voor onze collega’s in productie en magazijn is het belangrijk te weten wanneer we zendingen kunnen ontvangen. Dit helpt bij een soepel proces voor de andere betrokken afdelingen in de organisatie.

Nu de aanvraag binnen is, het product-ontwikkelplan klaar is en de inkoop gedaan is; is het tijd voor de productie. Volgende week deel III in onze zomerserie: het produceren van onze vaste gezondheidsproducten, zoals tabletten en capsules.